Digitale Buchhaltung – legen Sie Ihre Kreditoren auch als Scan ab und greifen Sie schneller darauf zu!
Im Verlauf eines Geschäftsjahres sammeln sich zahlreiche Kreditorenrechnungen in Ihrer Buchhaltung an. Sie legen diese nach der Kontierung und Bezahlung sicherlich geordnet in einem oder mehreren Ordnern ab. Doch haben Sie sich nicht auch schon genervt, dass Sie immer die Ordner holen und durchblättern müssen, wenn Sie im Nachhinein eine Information von einer bestimmten Rechnung benötigen?
Die Digitalisierung der Kreditorenrechnungen kann Ihnen dabei helfen, schneller auf verbuchte und bezahlte Rechnungen zuzugreifen, und damit die nötigen Informationen zu erhalten.
Erstellen Sie auf Ihrem Computer oder in Ihrer Cloud einen Ordner für die Kreditorenrechnungen und scannen Sie die Rechnungen nach der Kontierung, Bezahlung und Verbuchung ein. Danach können Sie die eingescannten Rechnungen in dem zuvor erstellten Cloud-Ordner ablegen und immer wieder darauf zugreifen, ohne die schweren mit Papier gefüllten Ordner in die Hand nehmen zu müssen. Sie erstellen so eigentlich einen Digitalen-Zwilling der Originaldokumente.
Eine andere Möglichkeit ist die Belege direkt in Ihrer Buchhaltung abzulegen. Es gibt bereits Buchhaltungssoftware, welche dies ermöglicht.
Wir empfehlen Ihnen aber trotzdem die Papierrechnungen auch noch manuell in einem Ordner abzulegen. Laut Gesetz sind Sie verpflichtet Ihre Akten 10 Jahre lang aufzubewahren. Zurzeit anerkennen die Behörden eine rein digitale Ablage noch nicht, wenn diese nicht einwandfrei und jederzeit wieder herstellbar ist.
Digitalisieren Sie auch Ihre Versicherungs-Policen, Verträge und andere wichtige Dokumenten, auf die Sie jederzeit schnell und ohne grosse Anstrengung zugreifen wollen. So haben Sie Ihre Dokumente auch unterwegs jederzeit zur Verfügung.
